Uchwała Nr 83/ORL/VIII/2019

Uchwała Nr 83/ORL/VIII/2019

Okręgowej Rady Lekarskiej w Krakowie

z dnia 18 grudnia 2019 roku

w sprawie przyjęcia instrukcji postępowania w zakresie przejmowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej po zmarłych lekarzach i lekarzach dentystach członkach Okręgowej Izby Lekarskiej w Krakowie wykonujących zawód w formie praktyki lekarskiej

Na podstawie 25 pkt 4 i 10 w zw. z art. 5 pkt 11a ustawy z dnia 2 grudnia 2009 r. o izbach lekarskich (Dz. U. z 2019 r., poz. 965 – tekst jednolity – z późn.zmn.) w zw. z art. 30a ust. 3 pkt. 3 ustawy z dnia 6 listopada 2008r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2019r. poz. 1127 – tekst jednolity z  póź. zmn.) uchwala się co następuje:

§ 1

Okręgowa Rada Lekarska w Krakowie wprowadza Instrukcję postępowania w zakresie przejmowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej po zmarłych lekarzach i lekarzach dentystach członkach Okręgowej Izby Lekarskiej w Krakowie wykonujących zawód w formie praktyki lekarskiej.

§ 2

Instrukcja, o której mowa w § 1, stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Sekretarz Okręgowej Rady Lekarskiej w Krakowie Lek. Mariusz Janikowski

Prezes Okręgowej Rady Lekarskiej w Krakowie Lek. dent. Robert Stępień

Załącznik do Uchwały Nr 83/ORL/VIII/2019

Okręgowej Rady Lekarskiej w Krakowie

z dnia 18 grudnia 2019 roku

Instrukcja postępowania w zakresie przejmowania, przechowywania

i udostępniania dokumentacji medycznej po zmarłych lekarzach i lekarzach dentystach członkach Okręgowej Izby Lekarskiej w Krakowie

wykonujących zawód w formie praktyki lekarskiej

Preambuła

Niniejsza Instrukcja określa zasady przejmowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej po zmarłych lekarzach i lekarzach dentystach członkach Okręgowej Izby Lekarskiej w Krakowie wykonujących zawód w jednej z form praktyk zawodowych, o których mowa w art. ustawy o działalności, którzy zaprzestali wykonywania działalności leczniczej na skutek śmierci, a która to dokumentacja nie została przejęta przez inny uprawniony podmiot, który przejął zadania zmarłego lekarza lub lekarza dentysty.

§1

Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1. Dokumentacja medyczna – dokumentacja indywidualna (np. historia zdrowia i choroby, karta noworodka, karta obserwacji przebiegu porodu, zdjęcia radiologiczne dołączone do dokumentacji medycznej pacjenta, zlecenia, skierowania) i zbiorcza pacjentów, prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacji medycznej nie stanowią materiały będące podstawą do sporządzenia dokumentacji medycznej np. modele diagnostyczne, kostki parafinowe zawierające materiały biologiczne.
2. Lekarz  – lekarz lub lekarz dentysta będący członkiem Okręgowej Izby Lekarskiej w Krakowie.
3. OIL – Okręgowa Izba Lekarska w Krakowie.

§2

1. OIL przejmuje dokumentację medyczną po zmarłym Lekarzu na podstawie pisemnego wniosku złożonego do OIL lub jej Delegatur przez spadkobiercę lekarza lub osoby będącą w jej posiadaniu.
2. Dokumentacja medyczna przekazywana i przejmowana jest w obecności osoby będącej w posiadaniu dokumentacji medycznej i upoważnionego pracownika OIL, na podstawie protokołu przejęcia i zdawczo – odbiorczego.
3. Protokół,  o którym mowa w ust. 2, zawiera w szczególności:
4. dane osobowe zmarłego lekarza w tym numer jego PZW;
5. dane osobowe przekazującego;
6. dane osobowe pracownika OIL przyjmującego dokumentację;
7. opis ilościowy przejmowanej dokumentacji medycznej, określający ilość kartotek oraz innych nośników dokumentacji medycznej, w tym nośników elektronicznych;
8. opis jakościowy dokumentacji polegający na zwięzłym opisaniu stanu, w jakim jest przekazywana dokumentacja medyczna (sucha, zamoczona, zabrudzona, itp.).
9. Po upływie wymaganym dla poszczególnych kategorii dokumentacji medycznej okresie przechowywania niszczy się dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczyła.
10. OIL w trakcie realizacji zadań opisanych w pkt. 2, zapewnia ochronę informacji, w tym danych osobowych, przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem.
11. Miejscem przechowania dokumentacji medycznej jest siedziba OIL w Krakowie lub jej Delegatura.
12. Okręgowa Rada Lekarska OIL w Krakowie może podjąć uchwałę o powierzeniu przechowywania danych osobowych znajdujących się w przekazanej dokumentacji medycznej wyspecjalizowanemu podmiotowi trzeciemu. Powierzenie następuje w drodze umowy i może obejmować w szczególności przechowywanie dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci papierowej przez wyspecjalizowany podmiot.

§3

1. OIL udostępnia dokumentację medyczną na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

2. Udostępnianie dokumentacji medycznej jest dokonywane przez upoważnionego pracownika OIL, odpowiedzialnego za prowadzenie procedury przejęcia i udostępniania dokumentacji medycznej.

3. Przechowywana dokumentacja medyczna udostępniana jest na wniosek pacjenta lub jego przedstawiciela ustawowego, bądź osoby upoważnionej przez pacjenta. Dokumentacja medyczna jest udostępniana również innym podmiotom uprawnionym do tego z mocy przepisów prawa, w tym w szczególności organom władzy publicznej, zaś w związku z prowadzonym postępowaniem również ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym dyscyplinarnym, prokuratorom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej.

4. Wniosek o udostępnienie dokumentacji medycznej pacjenta po zmarłym lekarzu zawiera co najmniej:

1. wskazanie praktyki lekarskiej zmarłego lekarza;
   1. dane wnioskodawcy: imię, nazwisko, PESEL;
   1. wskazanie pacjenta, którego dokumentacja medyczna dotyczy: imię nazwisko, PESEL;
   1. wskazanie tytułu prawnego: wniosek pacjenta, wniosek przedstawiciela ustawowego, wniosek osoby upoważnionej przez pacjenta;
   1. wskazanie zakresu i formy udostępnienia; sporządzenie kopii, wgląd lub inna forma przewidziana przepisami prawa.
2. Upoważniony pracownik OIL, po zweryfikowaniu uprawnień wnioskodawcy do udostępnienia mu dokumentacji medycznej, udostępnia wnioskodawcy żądaną dokumentację medyczną w formie wskazanej przez wnioskodawcę we wniosku.
3. Do wniosku należy dołączyć pisemne upoważnienie do udostępnienia dokumentacji medycznej w przypadku upoważnienia w tym zakresie osoby innej niż wskazana w dokumentacji medycznej.
4. Wnioskodawca ponosi koszt wykonania dokumentacji medycznej w trybie i na zasadach określonych w art. 28 ust. 4  ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tj – Dz.U. z 2019 r. poz. 1127 z póź. zm.).
5. W przypadku nieodebrania dokumentacji medycznej, co do której złożony był wniosek o jej udostępnienie, wnioskodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów z tego tytułu wynikających, na podstawie wystawionej faktury w wysokości ustalonej w oparciu o zasady, o których mowa w ust. 7.
6. Osoba upoważniona przez pacjenta ma wgląd do wnioskowanej dokumentacji medycznej wyłącznie w siedzibie OIL z zapewnieniem możliwości sporządzenia notatek lub zdjęć, w obecności pracownika OIL.

§4

1. Lekarz, który przejął całość lub część dokumentacji medycznej po zmarłym lekarzu w związku z przejęciem jego zadań, zawiadamia o tym fakcie OIL w Krakowie, wskazując imiona i nazwiska oraz numery PESEL pacjentów, których dane znajdują się w przejętej przez niego dokumentacji medycznej.
   1. Lekarz, który częściowo przejął dokumentację medyczną po zmarłym lekarzu w związku z częściowym przejęciem jego zadań, powinien dodatkowo powiadomić OIL w Krakowie o dokumentacji medycznej, która nie została przez niego przejęta, wskazując miejsce jej składowania oraz dane osoby lub podmiotu, sprawującego nad nią aktualną pieczę.
      1. W przypadku, gdy dokumentacja medyczna po zmarłym lekarzu została w całości przejęta przez kilku lekarzy, w związku z przejęciem części zadań zmarłego lekarza przez każdego z nich, mogą oni wspólnie zawiadomić Izbę o przejęciu dokumentacji medycznej, wskazując dane wymieniane w ust. 1 pacjentów, których dane znajdują się w dokumentacji medycznej przejętej przez każdego z nich.

§5

1. OIL jest podmiotem uprawnionym do przejmowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, a także zapewnia ochronę danych zawartych w tej dokumentacji, uwzględniając zasadę minimalizacji, w tym stosując ograniczenia dostępu do danych osobowych.
2. OIL jest Administratorem danych osobowych zawartych w przejętej dokumentacji medycznej i we wnioskach związanych z jej przejęciem lub udostępnieniem.
3. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji praw i obowiązków związanych z przechowywaniem i udostępnianiem dokumentacji medycznej po zmarłych lekarzach – członkach OIL w Krakowie, wykonujących zawód w formie praktyki zawodowej, którzy zaprzestali wykonywania działalności leczniczej na skutek śmierci, a która to dokumentacja medyczna nie została przejęta przez inny uprawniony podmiot, który przejął zadania zmarłego lekarza, i przetwarzanie tych danych oparte jest na właściwej, zgodnej z obowiązującymi przepisami podstawie prawnej, tj. w przypadku danych zwykłych art. 6 ust. 1 pkt c) oraz w przypadku danych szczególnych kategorii art. 9 ust. 2 pkt. b) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Sekretarz Okręgowej Rady Lekarskiej w Krakowie Lek. Mariusz Janikowski

Prezes Okręgowej Rady Lekarskiej w Krakowie Lek. dent. Robert Stępień